(INGEVULD) Afwikkeling / Transport / Backoffice medewerker (parttime, 24 uur)

Onze cliënt, het bedrijf Ascot Amsterdam BV, is opgericht in 2012 en is een handelshuis in conventionele en gecertificeerde cacaobonen. Ascot is tevens het verkoopkantoor van de ‘Cocoa for a better life' associaties in West-Afrika. Deze value chain staat voor kwalitatief hoogwaardige UTZ en Rainforest Alliance (RFA) gecertificeerde cacao, geproduceerd door cacaoboeren uit deze associaties.

 

Cocoa Abrabopa Association (CAA 2008, Ghana) en Cocoa Lela (CL 2011, Liberia) zijn de twee associaties en vertegenwoordigen in hun respectieve thuislanden momenteel een totaal van 15.000 boeren en groeien snel. Vanwege het succes van het 'cocoa for a better life' - model staat dit op het punt uit te breiden naar naburige landen zoals Ivoorkust, Kameroen of Sierra Leone.

 

Op het kantoor in Amsterdam-Centrum vinden de trading activiteiten plaats. Van hieruit wordt gehandeld met klanten over de hele wereld.

 

Ter versterking van ons team zoeken wij een enthousiaste nieuwe medewerker. Als medewerker Afwikkeling & Transport krijg je een zeer breed en interessant takenpakket.

 

Het is een parttime functie voor circa 24 uur per week; dagen in overleg.

 

FUNCTIEPROFIEL

Doel van de functie:

Het zelfstandig administratief en logistiek afhandelen van alle handelstransacties op de cacao afdeling.

 

Organisatorische positie:

Rapporteert aan de Trading Manager van de afdeling.

 

Resultaattechnische aspecten van de functie:

Contract- en documentenafhandeling.

Facturatie.

Transport en logistiek.

Klantverzoeken.

Transportregister.

Transport- en opslagverzekering.

Tarieven transport en veemopslag.

 

Kernactiviteiten:

De backoffice medewerker voert alle onderstaande handelingen in principe zelfstandig uit.

 

Contract- en documentenafhandeling

 

Geeft verladings- en documenteninstructies aan de verkopende partij.

 

Controleert de juistheid van documenten en verwerkt deze in het banksysteem ten behoeve van de  uitvoering van de beoogde transacties.

 

Presenteert de juiste documenten op de met de klant of veem afgesproken wijze.

 

Onderhoudt contact met banken; onder andere inkomende incasso’s en vrijstellingen.

 

Heeft overleg met de klant over gewenste afleveringsdetails.

 

Bergt (kopie)documenten op in partijdossiers/kast/archief.

 

Houdt een ordentelijke administratie bij (in Excel).

 

Facturatie

 

Maakt juist en tijdig verkoopfacturen op voor de afgesloten verkoopcontracten en controleert alle   inkomende goederen- en dienstenfacturen op juistheid.

 

Verzorgt tevens de noodzakelijke vrijstellingen die nodig zijn voor zowel bank als veembedrijven

 

Transport en logistiek

 

Het tijdig en efficiënt organiseren en coördineren van transport en logistiek volgens gemaakte afspraken.

 

Klantverzoeken

 

Handelt mail- en telefoonverkeer aangaande logistieke verzoeken met klant af.

 

Verstuurt klant / veem gewenste documentatie.

 

Transportregister

 

Houdt gedetailleerd alle verladingstransacties bij in het transportregister.

 

Controleert, acteert op tijdige verscheping.

 

Transport- en opslagverzekering

 

Maakt maandelijks een opstelling van de te verzekeren partijen voor de opslag- en transportverzekering.

 

Zorgt voor de afwikkeling van schadeclaims met de verzekeraar en/of schade expert.

 

Tarieven transport- en veembedrijven

 

Voert onderhandelingen met (weg)vervoerders, rederijen en veembedrijven over tarieven en houdt hier een tarievenbestand van bij.

 

 

Vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken:

 

Administratieve vaardigheden.

 

Computer vaardigheden.

 

Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

 

Goede Nederlandse en Engelse spreek- en schrijfvaardigheid; beheersing van andere talen is een pré (Frans met name).

 

Planmatig werken; hoofd- en bijzaken kunnen scheiden.

 

Service- en klantgericht.

 

Verantwoordelijkheidsgevoel.

 

Cijfermatig inzicht.

 

Accuratesse.

 

Zelfstandig.

 

Inzet en flexibiliteit.

 

Opleiding, kennis en ervaring

 

MBO/HBO werk en denkniveau.

 

2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie (Een minimum van 2-3 jaar is wenselijk, maar ook kandidaten die medior of senior zijn, worden uitgenodigd om te solliciteren.

 

Incoterms.

 

MS Office

 

Geboden wordt:

 

Een interessante, zelfstandige baan met veel verantwoordelijkheden. Binnen het kleine team is voldoende ruimte voor eigen inbreng. Het kantoor is gevestigd in hartje Amsterdam, recht tegenover het Rijksmuseum. Een goed, marktconform salaris.